As reuniões virtuais, também conhecidas como reuniões remotas, vêm se tornando cada vez mais frequentes e essenciais para muitos negócios. No entanto, muitas pessoas ainda possuem dúvidas quanto a formalização e validade dessas reuniões. A boa notícia é que isso pode ser feito de forma simples e segura. Para tanto, siga o passo a passo:

1. GRAVE A REUNIÃO, DESDE QUE COM CONSENTIMENTO DE TODOS;

Existem diversas plataformas que possibilitam a gravação de videochamadas, boa parte delas gratuitas, que podem aprimorar a experiência dos participantes e se adequar melhor a cada tipo de reunião. Entre as mais populares podemos citar Skype, Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.

No entanto, não esqueça de informar a todos os participantes que a reunião será gravada e os motivos pelos quais estará sendo gravada. Algumas dessas plataformas automaticamente enviará notificações aos participantes informando que a chamada está sendo gravada e solicitando seus consentimentos para serem gravados.

2. TRANSCREVA O QUE FOI DISCUTIDO EM UMA ATA;

A ata de uma reunião deve ser um documento objetivo e de fácil compreensão. Não escreva detalhes que fogem do foco da reunião, como conversas paralelas. Também preste atenção para que o documento não contenha gírias, abreviações e erros de português. A redação precisa ser clara, objetiva e coesa para não ter duplas interpretações.

Além disso, informe o nome da empresa, nome dos participantes, data, hora e a forma como está sendo realizada, neste caso, remotamente. Explique qual é o tipo de reunião, quem está conduzindo, o assunto principal do encontro, quais temas foram discutidos e quais decisões foram tomadas.

3. UTILIZE UMA PLATAFORMA PARA ASSINATURA DA ATA;

Algumas atas só podem ser assinadas com certificado digital ICP-Brasil (e-CPF ou e-CNPJ). É o caso da apresentação das atas de assembleia de pessoas jurídicas em formato eletrônico. Caso seja necessário registrar a ata, é importante verificar nas Juntas Comerciais do seu Estado e Cartórios quais registros podem ser feitos com documentos assinados digitalmente.

Por outro lado, em reuniões menos formais, as atas podem ser assinadas através de assinaturas eletrônicas. No entanto, é imprescindível que conste na ata a forma de assinatura utilizada, bem como que todos os participantes concordam e admitem como válida a assinatura.

Se você ainda tem dúvidas sobre as diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica ou deseja indicações de plataformas para assinaturas de documentos, clique aqui.

4. ENVIE PARA TODOS OS PARTICIPANTES E ARQUIVE NO LOCAL APROPRIADO.

Após a assinatura da ata, envie uma cópia todos os participantes e armazene com segurança em um local apropriado.

Esperamos que este conteúdo tenha agregado valor para você, empreendedor! No entanto, se ainda ficou alguma dúvida e você deseja consultar sobre esse e outros temas jurídicos para sua empresa, mande-nos uma mensagem!