Ter uma Política de Privacidade adequada e bem redigida é de extrema importância para a adequação do negócio as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados, bem como para a autodeterminação informativa dos usuários (ou seja, o direito que toda pessoa tem de exercer o controle sobre seus dados), transparência da empresa, prevenção e minimização de riscos e custos.

O QUE É A POLÍTICA DE PRIVACIDADE?

A Política de Privacidade é um documento disposto em sites, landing pages, plataformas, aplicativos e redes sociais, cuja finalidade é esclarecer aos usuários quais dados serão coletados, como serão coletados e de que forma eles serão utilizados pela empresa. Todas as práticas e processos adotados pela empresa relacionados à Privacidade e Proteção de Dados devem constar neste documento.

A Política de Privacidade reforça o compromisso com a transparência e confiança na relação para com os usuários. Além disso, é uma forma de proteção e defesa da empresa visto que uma Política de Privacidade adequada sana dúvidas recorrentes dos usuários e terceiros, assim como evita-se discussões e mal entendidos acerca de direitos e deveres.

Destaque-se que a Política de Privacidade não é o meio adequado para pedir consentimento, mas sim uma maneira de tornar público como é realizado o tratamento de dados pessoais. É através da Política de Privacidade que a empresa irá demonstrar que transmitiu todas as informações necessárias aos usuários, titulares dos dados, de modo diligente.

O QUE DEVE CONSTAR NA POLÍTICA DE PRIVACIDADE? 

• TRANSPARÊNCIA E CLAREZA

As informações levadas ao usuário devem ser claras e de fácil acesso, de maneira que uma pessoa comum compreenda o que está sendo dito. Nada adiantará produzir um documento longo e denso, repleto de termos extremamente técnicos, unicamente compreensíveis por profissionais da área.

Além disso, a Política de Privacidade deve ser disponibilizada em um local fixo e de fácil visualização. O usuário não deve ter dificuldades para encontrá-la e acessá-la. O acesso deve ser público, permitido a qualquer pessoa, evitando-se, assim, discussões sobre o seu não conhecimento e não existência.

• MEIOS ATRATIVOS E CRIATIVOS

Quanto ao seu formato, a LGPD permite que sua construção seja elaborada de diversas formas — não necessariamente em forma de um contrato. É interessante que a Política de Privacidade seja elaborada de forma interativa e funcional de modo a incentivar a leitura dos usuários. É permitido usar técnicas de visual law e legal design, redigir em formato de história em quadrinhos, fornecer vídeos e imagens e quaisquer outros formatos que a sua criatividade permitir!

É preciso se esforçar e utilizar a criatividade para tornar esse documento acessível, informativo e funcional. No entanto, a realidade é que a maioria das empresas tem Políticas de Privacidade gigantescas, redigidas propositalmente em forma de contrato, para incentivar a atitude de “não li e aceito”, diante de um formato extremamente denso, sem nenhum atrativo para o usuário prosseguir com a leitura.

No entanto, ainda que se meça esforços para reduzir o tamanho da Política de Privacidade, muitas vezes isso não será possível, mediante a quantidade de dados, porte da empresa e outras variáveis. Nesses casos, é interessante disponibilizar também um resumo da Política de Privacidade, um pequeno texto objetivo e acessível definindo os pontos mais relevantes.

Somado a esse resumo, encontra-se a Política de Privacidade completa, que aborda todas as questões referentes ao tratamento de dados de modo abrangente e específico. Essa estratégia é uma forma de garantir transparência e clareza ao usuário, caso ele se interesse em saber mais informações.

• CONTEÚDO ADEQUADO E BEM REDIGIDO

Embora  tenhamos uma certa liberdade criativa quanto ao seu formato, é extremamente importante que o seu conteúdo seja elaborado de forma cuidadosa e criteriosa, sempre com o auxílio de um corpo profissional. A elaboração de uma Política de Privacidade adequada depende de conhecimento técnico e jurídico de modo a permitir uma atuação segura da empresa e prevenir responsabilizações que poderiam ser evitadas.

Cada empresa deve desenvolver o seu documento, conforme a sua linguagem, seu funcionamento, suas ações, práticas e peculiaridades. É preciso pensar na sua empresa e no seu público-alvo e considerar que não existe padrão. Afinal, cada empresa possui uma forma de comunicação com seu público, finalidades e formas específicas de tratar os dados coletados.

Além disso, é fundamental entender o contexto do tratamento de dados e como os princípios da LGPD serão atendidos. Para tanto, é necessário mapear todos os dados pessoais coletados, finalidades, bases legais que legitimam o tratamento de dados, formas de atendimento aos direitos do titular de dados, informações sobre possíveis compartilhamentos de dados com terceiros, entre outras questões específicas que possam afetar a relação entre usuário e empresa. 

É necessário também avaliar outras legislações e regulamentações relacionadas ao tema e aplicáveis ao setor de atuação do negócio. Por exemplo, uma empresa que atue no setor de vendas de produtos não precisa dispor em sua política as mesmas garantias dadas por uma instituição bancária, nem mesmo observar portarias e resoluções do Banco Central. No entanto, precisam elaborar sua Política de Privacidade conforme as regras previstas no Código de Defesa do Consumidor.

• ALTERAÇÃO DA POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Sempre que houver quaisquer alterações na Política de Privacidade é importante que a empresa divulgue essas alterações com antecedência de pelo menos quinze dias da data em que o novo documento passará a valer. Além disso, sempre permita o acesso às redações anteriores do documento, tendo em vista que situações que ocorrerem durante a vigência da redação anterior, terão a aplicação daquela redação. Também é importante indicar que o usuário será avisado em caso de alteração, pois, se ele não aceitar as alterações, deve partir dele a ação de parar de utilizar os serviços.

OS RISCOS DE USAR MODELOS DISPONIBILIZADOS NA INTERNET 

Cada empresa tem suas particularidades, obviamente, por serem empresas diferentes cada uma coleta e utiliza dados de formas diferentes. É por isso que a Política de Privacidade deve retratar a realidade da empresa. A empresa que utiliza modelos não observa o princípio da transparência. Além disso, pode transmitir informações equivocadas, omissas ou em desconformidade com à Lei podendo ensejar diversos riscos, como também penalidades. Vejamos:

• Ao utilizar um modelo disponibilizado na internet a Política de Privacidade deixa de retratar a realidade da empresa, pois nem todas as empresas coletam os mesmos dados e para as mesmas finalidades. Ao usar um modelo de documento, a empresa pode estar transmitindo informações equivocadas como, por exemplo, informando que coleta dados que na realidade não coleta ou até mesmo omitindo informações acerca dos dados que realmente coleta.

• Além disso, a empresa corre os riscos de não informar sobre determinado compartilhamento de dados ou até mesmo informar uma transferência de dados inexistente. Nesses casos, não basta apenas informar que existe ou não um compartilhamento de dados. A Política de Privacidade deve especificar com quem ocorre o compartilhamento e para qual finalidade, que deve ser lícita. 

• Por fim, questionamos: quem garante que o modelo que a empresa adotou foi elaborado conforme as diretrizes impostas pela Lei Geral de Proteção de Dados? Muitas vezes é preferível — e menos arriscado — não ter nenhum documento a ter um mal elaborado.

Entendido os impactos da Política de Privacidade, que tal colocar a mão na massa e resguardar, desde já, o seu negócio? Lembre-se: o melhor, sempre, é prevenir. Afinal, o custo do cuidado é sempre menor que o custo do reparo. Estamos à disposição para te apoiar na caminhada de adequação do seu negócio à LGPD. Caso você ainda tenha dúvidas sobre esse assunto e queira continuar conversando com a gente a respeito, entre em contato!